Политика по работе с подрядными организациями

ПОЛИТИКА

по работе с подрядными организациями

Назначение Политики: Мы стремимся поддерживать долгосрочные и успешные отношения с нашими подрядными организациями, поскольку они являются неотъемлемой частью нашей операционной деятельности. Политика по работе с подрядными организациями (Политика РПО) основывается на принципах честности, сотрудничества и устойчивости.

Партнерство и сотрудничество: Мы стремимся создавать партнерские отношения с нашими подрядными организациями на основе принципов справедливой деловой практики. Мы ценим их профессионализм и экспертизу и признаем их важный вклад в наш успех. Мы готовы работать с нашими подрядными организациями на основе взаимного уважения и взаимной выгоды.

Прозрачность в отношениях: Мы придерживаемся высоких стандартов прозрачности в отношениях с нашими подрядными организациями. Мы обязуемся предоставлять им честную информацию о наших требованиях, ожиданиях и условиях сотрудничества. Мы также ожидаем, что наши подрядные организации будут предоставлять нам честную информацию о своих способностях и ресурсах.

Надлежащее управление: Мы придерживаемся строгих стандартов качества и безопасности в нашей деятельности. Мы ожидаем, что наши подрядные организации будут иметь надлежащие и сопоставимые системы менеджмента, позволяющие нам осуществлять совместную деятельность в соответствии с такими же стандартами качества сервиса, управления рисками, комплексной защиты, безопасности и охраны труда, охраны окружающей среды и корпоративной социальной ответственности, как и у Asia Trans KZ.

Профессиональная подготовка и обучение: Мы уделяем особое внимание профессиональной подготовке и обучению сотрудников в наших подрядных организациях. Регулярные обучающие программы подрядных организаций, в том числе и с нашим участием, помогают повышать уровень знаний и навыков, что способствует снижению риска возникновения ущерба здоровью, имуществу, окружающей среде и обществу.

Устойчивость и ответственность: Мы придерживаемся принципов устойчивого развития и ответственности в своей деятельности. Мы ожидаем, что наши подрядные организации будут также соблюдать эти принципы, учитывая их влияние на окружающую среду и общество. Мы готовы совместно разрабатывать и внедрять устойчивые практики в наших проектах.

Конфиденциальность и защита данных: Мы обязуемся обеспечивать конфиденциальность и защиту данных наших подрядных организаций. Мы соблюдаем законы и стандарты, касающиеся защиты данных, и требуем того же от наших партнеров.

Оценка эффективности: Мы регулярно оцениваем эффективность Политики РПО и вносим корректировки, если это необходимо, для улучшения ее функционирования и достижения поставленных целей.

Заинтересованные стороны: Мы учитываем мнения и требования заинтересованных сторон в отношении Политики РПО и стремимся удовлетворить их ожидания, создавая прочные отношения и доверие.

Ответственным за выполнение Политики является: ответственное лицо за направление ОД.

Обзор и обновление: Политика регулярно подвергается обзору и обновлению по необходимости с учетом изменений в законодательстве и потребностей компании.

Порядок выбора и оценки подрядных организаций

Для целей выбора, допуска и последующего мониторинга Компания классифицирует привлекаемые транспортные организации в зависимости от характера их интеграции в систему управления Компании. Основной моделью работы Компании являются неинтегрированные подрядные транспортные организации (NIS), которые самостоятельно управляют своими водителями, транспортными средствами и операционной деятельностью, но обязаны выполнять установленные Компанией и Заказчиком требования. Полностью интегрированные подрядчики или водители (FIS) рассматриваются как отдельная категория только в случае их фактической интеграции в систему менеджмента Компании. Незапланированное привлечение перевозчика для разовой перевозки (spot service) допускается только в исключительных случаях и при выполнении установленных минимальных требований допуска.

Незапланированное привлечение разового перевозчика (spot service) допускается только при объективной необходимости и не освобождает такого перевозчика от выполнения минимальных требований Компании и Заказчика. До передачи заказа Компания должна документированно проверить и довести до spot-перевозчика как минимум требования по соблюдению применимого законодательства и наличию необходимых разрешений, передаче транспортных и таможенных документов по цепочке исполнителей, аварийному реагированию и экстренным контактам, соблюдению требований площадок Заказчика, а также условиям и ограничениям дальнейшего субподряда.

Все подрядные транспортные организации, допущенные к выполнению заказов, должны быть идентифицированы в Реестре одобренных подрядчиков с указанием вида оказываемых услуг, категории подрядчика, статуса допуска и срока следующей оценки.

1. Выбор подрядчиков

1.1. При необходимости выбора подрядной организации для выполнения работ, связанных с автомобильными перевозками, ответственные сотрудники Asia Trans KZ по направлению ОД должны провести оценку потенциальных подрядчиков на соответствие стандартам и требованиям компании.

1.2. При выборе подрядчиков должно учитываться их опыт, квалификация и репутация в отрасли.

1.3. Письменный договор с подрядчиком должен четко указывать условия сотрудничества и требования к качеству сервиса, управлению рисками, комплексной защите, безопасности и охране труда, охране окружающей среды и корпоративной социальной ответственности.

1.4. Письменный договор, приложение к договору, заявка или иной документ, образующий условия сотрудничества с подрядной транспортной организацией, должен закреплять применимые требования Компании и Заказчика к соблюдению законодательства, безопасности и охране труда, комплексной защите, качеству сервиса, охране окружающей среды, подготовке водителей, планированию маршрута и безопасной стоянке, передаче транспортных и таможенных документов по цепочке исполнителей, аварийному реагированию, техническому состоянию транспортных средств, соблюдению требований площадок погрузки и выгрузки, регистрации и сообщению о несоответствиях, авариях, инцидентах и near miss, конфиденциальности операционных и коммерческих данных и предоставлению информации для расчета транспортных выбросов парниковых газов.

1.5. В письменном соглашении отдельно определяется возможность либо запрет дальнейшего субподряда перевозки. Если субсубподряд допускается, подрядчик обязан получить предварительное согласование в случаях, установленных Компанией или Заказчиком, и обеспечить передачу субсубподрядчику всех применимых требований по безопасности, качеству, защите, документам и отчетности.

2. Оценка систем менеджмента подрядчика

2.1. Перед передачей автомобильных перевозок подрядчику, его системы менеджмента по качеству сервиса, управлению рисками, комплексной защите, безопасности и охране труда, охране окружающей среды и корпоративной социальной ответственности должны быть оценены.

2.2. Оценка должна проводиться ответственными сотрудниками Asia Trans KZ или независимыми экспертами в соответствии с теми же или, по крайней мере, сопоставимыми требованиями, которые есть у Asia Trans KZ.

2.3. Подрядчику будут предоставлены рекомендации и ресурсы для улучшения его систем менеджмента и общей деятельности до надлежащего уровня, если это необходимо.

2.4. До заключения договора и допуска подрядчика к выполнению перевозок Компания проводит документированную предварительную оценку его соответствия применимым требованиям законодательства, SQAS, требованиям Заказчиков и внутренним требованиям Компании. Результат оценки оформляется с выводом о допуске, условном допуске с корректирующими действиями либо отказе в допуске.

2.5. При оценке в зависимости от применимости проверяются: правоспособность и разрешительные документы; страхование; соблюдение требований ADR и наличие DGSA при необходимости; соблюдение режима труда и отдыха водителей; политика в отношении алкоголя и наркотиков; требования BBS; планирование маршрутов и безопасных мест стоянки; аварийное реагирование и доступность экстренного номера; техническое обслуживание и обязательные проверки транспортных средств; квалификация и обучение водителей; выполнение требований площадок Заказчиков; порядок регистрации аварий, инцидентов, near miss и иных несоответствий; требования по защите и конфиденциальности; а также наличие данных, необходимых Компании для расчета выбросов парниковых газов от перевозок.

2.6. Компания устанавливает минимальные требования к водителям, привлекаемым неинтегрированными подрядными транспортными организациями (NIS), и передает подрядчику Руководство/требования для водителей либо проверяет наличие у подрядчика эквивалентных документированных инструкций, охватывающих применимые требования Компании и Заказчиков.

2.7. Подрядчик обязан обеспечить доведение таких требований до водителей, назначенных для выполнения заказов Компании. Компания сохраняет документированное подтверждение передачи требований подрядчику и, при необходимости, проверяет наличие записей об ознакомлении и обучении водителей.

3. Условия оценки деятельности

3.1. Письменный процесс должен четко определять условия и частоту оценки деятельности подрядчика.

3.2. Оценка может включать в себя аудиты, проверки соответствия стандартам, анализ отчетности и обратной связи от клиентов.

3.3. В случае выявления недостатков или несоответствия, подрядчику должны быть предоставлены рекомендации и сроки для устранения проблем.

4. Учет ограничений клиентов

4.1. Письменный процесс должен учитывать любые специфические требования и ограничения, установленные клиентами Asia Trans KZ.

4.2. Подрядчики должны быть информированы о таких требованиях и обязаны их соблюдать во всех аспектах своей деятельности.

4.3. До передачи заказа подрядной транспортной организации Компания идентифицирует применимые специальные требования и ограничения Заказчика, включая требования химических компаний к безопасности, защите, качеству, водителям, транспортным средствам, маршруту, месту погрузки и выгрузки, документам и отчетности. Такие требования в применимом объеме включаются в договор, заявку, транспортный заказ или иным документированным способом доводятся до подрядчика до начала перевозки.

4.4. Компания сохраняет документированное подтверждение передачи существенных требований Заказчика подрядчику и учитывает их выполнение при последующей оценке деятельности подрядной организации.

5. Мониторинг и управление

5.1. Asia Trans KZ обязуется проводить постоянный мониторинг и управление деятельностью подрядчиков с целью обеспечения соответствия стандартам, требованиям и ожиданиям компании и ее клиентов.

5.2. В случае несоответствия или неудовлетворительных результатов, будут предприняты соответствующие корректирующие действия, включая рассмотрение возможности прекращения сотрудничества.

5.3. Компания осуществляет документированный мониторинг деятельности всех активных подрядных транспортных организаций. Соответствие ключевым требованиям проверяется до заключения договора и далее не реже одного раза в год с учетом уровня риска, объема выполняемых перевозок и результатов предыдущей оценки. Для подрядчиков с повышенным риском, повторными несоответствиями или неудовлетворительными результатами может устанавливаться более частый контроль.

5.4. При мониторинге учитываются результаты SQAS или альтернативных оценок, аварии, инциденты и near miss, жалобы и претензии Заказчиков, нарушения требований законодательства и площадок, качество и своевременность услуг, выполнение корректирующих действий и иные согласованные показатели. По результатам мониторинга оформляется вывод о дальнейшем статусе подрядчика и, при необходимости, программа улучшений с ответственными лицами и сроками.

5.5. Компания поддерживает регулярный диалог с подрядчиками по результатам оценки и контролирует эффективность согласованных корректирующих и улучшительных действий. Документированные доказательства оценки, мониторинга, переписки, совещаний и закрытия мероприятий сохраняются в установленном порядке.

5.6. Во всем, что не установлено настоящим Порядком, следует пользоваться Руководством по работе с подрядными организациями для перевозок химической продукции автомобильным транспортом [2005- CEFIC, ECTA, EPCA Guidelines on Subcontracting of Chemical Road Transport].